En el presente texto se busca aclarar los pronunciamientos que ha tenido la Superintendencia de Sociedades frente a la ineficacia de las asambleas o juntas de socios que se realizan por fuera del domicilio social. Con el fin de realizar lo anterior, se explicará el concepto de domicilio social y el entendimiento que ha tenido sobre este la Superintendencia de Sociedades. Posterior a esto, se analizarán los pronunciamientos acerca de la nulidad de las reuniones de asamblea que se realizan por fuera del domicilio social.
La Superintendencia de Sociedades ha establecido que el domicilio es “el lugar en que funciona la sede oficial de una sociedad a la que se envían los documentos comerciales u oficiales y en la que se reciben las notificaciones legales y en la que, en interpretación del artículo 127 del Decreto 2649 de 1993, deben exhibirse los libros de comercio a los asociados para permitirles el ejercicio de su derecho de inspección” (Oficio 220-065565 del 22 de agosto de 2012). Adicionalmente, el artículo 86 del Código Civil¹ consagra que el domicilio de las personas jurídicas será el lugar donde está establecida la administración salvo lo dispuesto en los estatutos o en las leyes especiales y El código de comercio establece que el domicilio de la sociedad será el que establece en los estatutos, realizando una distinción entre el concepto de domicilio y la sede. El domicilio no solo es un requisito para la constitución de una sociedad, sino también un atributo por medio del cual se le concede la identidad nacional y la pertenencia a un sistema legal bajo la cual se aplica su constitución y su funcionamiento. En efecto, el domicilio permite la vinculación tanto de la sociedad como de un cuerpo legislativo en general.
La Superintendencia de Sociedades en el año 2008 mediante Oficio 220- 054469 del 15 de Julio 2008 estableció que de acuerdo con lo planteado en el artículo 186 del Código de Comercio, las “las reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum….”. Del anterior presupuesto resulta claro que la exigencia legal ahí planteada se refiere al domicilio social. Para efectos de lo anterior, se ha tenido el entendimiento por domicilio el lugar fijado en los estatutos sociales como domicilio principal de la compañía.
Posteriormente, mediante el Oficio 220-25461 del 18 de mayo de 2007 se estableció que las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186² serán ineficaces por mandato legal contenido en el artículo 190 del Código de Comercio. En este concepto, la Superintendencia de Sociedades reitera su posición respecto a las asambleas realizadas por fuera del domicilio y establece que son ineficaces los actos jurídicos que se produzcan como consecuencia de dichas asambleas.
El desarrollo doctrinal del domicilio social de la Superintendencia hace referencia al domicilio social la localidad o ciudad a la cual corresponda la dirección de la sede social, localidad en la que deberá efectuarse la reunión del máximo órgano social, de tal suerte que según lo establecido por la Superintendencia de Sociedades “aunque la dirección a la que se cite a los asociados, no sea la misma de las oficinas de administración de la sociedad, si la convocatoria coincide con el lugar del domicilio social, cumpliría con la exigencia legal prevista en el artículo 186 del Código de Comercio y en este aspecto no podría cuestionarse la eficacia de las decisiones adoptadas”.
El pronunciamiento más vigente de la Superintendencia de Sociedades (Oficio 220-115965 del 23 de octubre de 2019) reitera la ineficacia sobre las reuniones realizadas por fuera del domicilio social y sus efectos. En dicho concepto se plantea que el domicilio social es el lugar donde se llevan a cabo las asambleas sociales o las reuniones o de la junta de socios en virtud de su convocatoria o de derecho propio. La Superintendencia ha establecido que la junta de socios o la Asamblea General de Accionistas independientemente de que tengan carácter de general o particular deben reunirse única y exclusivamente en el domicilio social sopena que les acarree la ineficacia de las decisiones jurídicas.
Caso distinto sería, en las Reuniones Universales las cuales se encuentran establecidas en el artículo 426 del Código de Comercio³. Para la realización de dichas reuniones, deben estar presentes o debidamente representados la totalidad de los socios para que sea válida y oponible, esta reunión no debe ser realizada en el domicilio social de la sociedad. Esta clase de reunión se caracteriza por no tener un domicilio establecido dentro del cual se deba realizar la reunión y por no necesitar una convocatoria previa. Por esta razón, está permitido que dichas reuniones se realicen por fuera del domicilio social sin que sean ineficaces.
Mediante el oficio Oficio 220-115965 del 23 de octubre de 2019 la Superintendencia establece que el lugar del domicilio social hace referencia a la ciudad o a la localidad a la cual corresponda la dirección de la sede social y en esta deberá efectuarse la reunión del máximo órgano social de tal suerte que “aunque la dirección a la que se cite a los asociados, no sea la misma de las oficinas de administración de la sociedad, si la convocatoria coincide con el lugar del domicilio social, cumpliría con la exigencia legal prevista en el artículo 186 del Código de Comercio y en este aspecto no podría cuestionarse la eficacia de las decisiones adoptadas 4”.
En conclusión, la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas de una compañía, independientemente de su carácter de ordinario o extraordinario debe reunirse única y exclusivamente en el domicilio social, pues en caso contrario, las decisiones que se adopten serán ineficaces. No obstante lo anterior, según los pronunciamientos que ha tenido la Superintendencia de Sociedades, se entiende que el domicilio social no se limita a las oficinas en las cuales se lleva a cabo el cumplimiento de las obligaciones de la sociedad sino la ciudad o localidad que se encuentra establecida en los estatutos de la sociedad. Lo anterior es fundamental para entender que las reuniones realizadas dentro de la misma ciudad o localidad pero por fuera de las oficinas no están viciadas de ineficacia a diferencia de aquellas que se realizan en una ciudad completamente distinta.
1. Artículo 86 Código Civil
2. Artículo 186 Código de Comercio
3. Art. 426 Código de Comercio
4. Oficio 220-115965 del 23 de octubre de 2019
